Gestión de Procesos de Negocio (BPM)
La Gestión de Procesos de Negocio (BPM – Business Process Management, en inglés) es una tecnología muy extendida en el ámbito de las grandes empresas para facilitar la ejecución de los flujos de gestión operativa y administrativa.
El personal de Milson Ingeniería lleva más de 8 años trabajando con este tipo de tecnología, y queremos que no sea algo exclusivo de las grandes empresas.
Introducción
En el quehacer diario de cualquier actividad de negocio, intervienen diferentes personas cada una con una responsabilidad concreta: los comerciales venden, los clientes hacen pedidos, los administrativos toman nota de los pedidos, el personal de almacén lo prepara, los administrativos o contables facturan y el transportista lo entrega.
Todas estas personas, aunque realizan trabajos diferentes, están relacionados entre sí por unasecuencia de trabajo preestablecido. Por ejemplo si el administrativo no toma nota del pedido, dificilmente el personal de almacén puede prepararlo.
Durante esta actividad diaria, se genera gran cantidad de información y documentación que tiene que ir pasando de una persona a otra. Esta información, en ocasiones, puede ser tenida en cuenta para tomar determinadas decisiones.
Por último, es posible que en su negocio disponga de aplicaciones informáticas en las que es necesario grabar información en cada paso de esta secuencia de trabajo.
Todo este tipo de situaciones habituales pueden ser informatizadas gracias a la Tecnología de Gestión de Procesos de Negocio (BPM).
¿Que aporta la gestión de procesos?
Principalmente un BPM aporta una mejora considerable en la eficacia y eficiencia en las tareas diarias de tu negocio, con el consiguiente ahorro en tiempo y dinero.
Garantiza que todas estas tareas diarias se realizan como usted quiere que se realicen, independientemente de las personas responsables en llevarlas a cabo.
Tiene el control de toda su actividad de gestión, y sabe en todo momento qué tareas están siendo realizadas y las personas que las realizan.
Si a esto le unimos una gestión documental centralizada, olvídese del trasiego de papel en su negocio, de la pérdida de documentación, de las constantes impresiones del documento, del tiempo que pierde buscándolo y del tiempo que tarda en ir de un puesto a otro.
Toda su actividad sigue exactamente los pasos que usted quiere que siga.
Además, si es posible realizar una integración con las aplicaciones que tenga instaladas, se evita la transcripción manual de la información de un sistema a otro.
Al final podrá disponer de un conjunto de métricas que le permiten tener cuantificado en qué emplea su tiempo, con el objetivo de mejorar día a día en la gestión de su negocio.
Como ve, son muchas cosas las que aporta una solución BPM en su negocio. Ahorarrá tiempo, papel y dinero. Esto revertirá en la mejora de la gestión interna, en la calidad del servicio a su cliente, y en el aumento de beneficios al destinar el tiempo a generar, y no a tareas administrativas.
En definitiva, la tecnología BPM trae consigo una serie de beneficios para todos.
Beneficios de la Tecnología BPM
Para sus clientes
1.- El servicio está accesible las 24 horas del día, todos los días del año
2.- Puede realizar sus operaciones a través de internet, por lo que se evita desplazamientos y esperas innecesarias
3.- Sus pedidos o solicitudes entran directamente en el proceso de gestión
4.- Puede disponer de información sobre el estado de su pedido o solicitud en tiempo real
5.- Se reduce el tiempo en obtiener una respuesta por tu parte a sus necesidades
6.- No es necesario que instale nada en su ordenador, puesto que utiliza un navegador web para interactuar con el sistema
Para sus empleados
1.- Se despreocupa de tener en mente el trabajo a realizar, porque el sistema se lo recuerda. Adios a los post-its y anotaciones en papeles que se pierden
2.- Dispone de la información y documentación necesaria en cada tarea que debe llevar a cabo
3.- Si se integraron todas tus aplicaciones dentro del BPM, dispone de información de diferentes sistemas en la misma ventana.
4.- Centralización de datos y tareas
5.- Automatización del proceso de gestión. Solo intervendrá en aquellas tareas en las que pueda intervenir.
6.- Seguimiento de los pedidos o solicitudes de los clientes, o de los empleados en caso de procesos de gestión interna.
7.- Ya no tiene que desplazarse para llevar los papeles de un lado a otro. Todos tienen todo a mano cuando se requiere.
Para su negocio
1.- Optimiza el proceso de gestión con sus clientes y con sus empleados
2.- Agiliza el trabajo administrativo evitando tiempos muertos o improductivos
3.- Mejora la calidad del trabajo de sus empleados
4.- Mejora la calidad del servicio que presta a sus clientes
5.- Controla todos sus procesos de gestión interna y externa a través de informes y estadísticas de todo lo que ocurre en su negocio
6- Eliminación del papel en su empresa
7.- Ahorro de costes y aumento de la productividad de su negocio
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